Come automatizzare i fogli Google con le macro

Fogli Google ti consente di automatizzare le attività ripetitive con macro e puoi quindi associarle alle scorciatoie da tastiera per eseguirle rapidamente. Funzionano usando Google Apps Script per catturare le tue azioni per un uso successivo.

Cosa sono le macro?

Una macro o macroistruzione è una sequenza specifica di azioni che consente di automatizzare una serie di passaggi per aumentare la produttività. Funzionano registrando le tue azioni e salvandole in un file legato al foglio di lavoro in cui sono state registrate.

Quando registri una macro in Fogli Google, crea automaticamente uno Script di app con tutto il codice per replicare le tue azioni per te. Ciò significa che puoi creare macro complesse senza sapere come scrivere codice. Alla successiva esecuzione, Sheets farà tutto ciò che hai fatto quando hai registrato la macro. In sostanza, stai insegnando a Fogli Google come manipolare un documento a tuo piacimento con un singolo comando.

I macro sono una potente funzionalità che può fare praticamente tutto ciò che Sheets è in grado di fare. Ecco alcuni esempi delle sue funzionalità:

  • Apply formatting and styles.
  • Create completely new spreadsheets.
  • Use any Google Sheets function, toolbar, menu, or feature.

Il cielo è il limite.

Come registrare una macro in Fogli Google

Avvia un foglio Google e fai clic su Strumenti & gt; Macro & gt; Registra macro.

Questo apre il menu di registrazione nella parte inferiore della finestra, con due opzioni per catturare le tue azioni:

  • Absolute References: The macro will do tasks only on the exact cells you record. If you italicize cell B1, the macro will only ever italicize B1 regardless of what cell you clicked on.
  • Relative References:  The macro will do tasks on the selected cells, regardless of where they are in the sheet. If you italicize B1 and C1, you can re-use the same macro to italicize cells D1 and E1 later.

Selezionare se si desidera un riferimento assoluto o relativo, quindi è possibile iniziare a fare clic, formattare e insegnare a Fogli in che ordine si desidera replicare tali azioni.

Dopo aver catturato tutte le azioni per questa macro, fai clic su "Salva".

Inserisci un nome per la tua macro. Google ti consente anche di creare scorciatoie per un massimo di dieci macro. Se si desidera associare una macro a una scorciatoia da tastiera, immettere un numero compreso tra 0 e 9 nello spazio fornito. Al termine, fai clic su "Salva".

Se devi modificare il nome o la scorciatoia della tua macro, puoi modificare una macro facendo clic su Strumenti & gt; Macro & gt; Gestisci macro.

Dalla finestra che si apre, modificare come desiderato e quindi fare clic su "Aggiorna".

La prossima volta che si preme il collegamento associato alla macro, verrà eseguito senza dover aprire il menu macro dalla barra degli strumenti.

Come eseguire una macro in Fogli Google

Se la tua macro è un riferimento assoluto, puoi eseguire la macro premendo la scorciatoia da tastiera o vai su Strumenti & gt; Macro & gt; La tua macro e quindi fare clic sull'opzione appropriata.

Altrimenti, se la tua macro è un riferimento relativo, evidenzia le celle nel foglio di calcolo sul quale vuoi che venga eseguita la macro e quindi premi il collegamento corrispondente, oppure fai clic su di esso da Strumenti & gt; Macro & gt; La tua macro.

Come importare macro

Come accennato in precedenza, quando registri una macro, questa viene associata al foglio di calcolo su cui l'hai registrata. Ma cosa succede se si desidera importare una macro da un altro foglio di calcolo? Anche se non è un compito semplice e diretto, puoi farlo usando questa piccola soluzione alternativa.

Poiché le macro registrate sono memorizzate come funzioni in Google Apps Script, per importare una macro, devi copiare la funzione e incollarla nel file macro del nuovo foglio.

Apri il foglio Google con la macro che desideri copiare e fai clic su Strumenti & gt; Macro & gt; Gestisci macro.

Successivamente, fai clic sull'icona "Altro" accanto alla macro che desideri copiare, quindi fai clic su "Modifica script".

Tutte le macro vengono salvate nello stesso file, quindi se si dispone di un paio di macro salvate, potrebbe essere necessario setacciarle. Il nome della funzione è lo stesso che hai dato quando lo hai creato.

Evidenzia le macro che vuoi copiare, quindi premi Ctrl + C. Assicurati di copiare tutto fino al punto e virgola in chiusura.

Ora apri l'altro foglio di calcolo a cui importi la macro e fai clic su Strumenti & gt; Macro & gt; Registra macro.

Fare clic immediatamente su "Salva" senza registrare alcuna azione per creare una funzione segnaposto nel file macro del foglio per noi. Lo eliminerai un po 'più tardi.

Fai nuovamente clic su "Salva".

Apri lo script di Google Apps facendo clic su Strumenti & gt; Script Editor, quindi aprire il file macros.gs dal riquadro di sinistra. Eliminare la funzione esistente e quindi premere Ctrl + V per incollare la macro dall'altra scheda.

Premi Ctrl + S per salvare lo script, chiudi la scheda e torna al foglio di lavoro.

Il tuo foglio di calcolo legge il file macros.gs e cerca le modifiche apportate ad esso. Se viene rilevata una nuova funzione, è possibile utilizzare la funzione Importa per aggiungere una macro da un altro foglio.

Successivamente, fai clic su Strumenti & gt; Macro & gt; Importare.

Infine, fai clic su "Aggiungi funzione" sotto la macro che desideri aggiungere.

Sfortunatamente, dovrai vincolare manualmente la macro a una scorciatoia da tastiera. Segui semplicemente le istruzioni precedentemente menzionate e sarai pronto per utilizzare questa macro su più fogli.

Questo è tutto ciò che è necessario per creare e utilizzare macro in Fogli Google. Non c'è limite alle routine che puoi creare per i tuoi fogli di lavoro per limitare il tempo che dedichi a queste attività ripetitive.