Come collaborare su documenti Google Drive da Android e iPhone
La collaborazione tramite dispositivi mobili non è mai stata così semplice, grazie all'app Google Drive. Che tu utilizzi un dispositivo Android o un iPhone, puoi condividere, modificare e collaborare facilmente sui documenti in tempo reale. Puoi anche controllare l'accesso, personalizzare le autorizzazioni e mantenere tutti sulla stessa pagina.
Condividi documenti di Google Drive inviando inviti
Uno dei modi più rapidi per collaborare su un documento Google Drive è inviare un invito ad altri. Puoi inserire gli indirizzi email dei membri del team con cui desideri collaborare oppure creare un collegamento utilizzabile da chiunque abbia accesso.
Ad esempio, puoi creare insieme a un partner qualsiasi documento sull'app Drive, come Google Docs, ed entrambi potete modificare il documento contemporaneamente, consentendo una collaborazione fluida.
Per iniziare, scarica l'applicazione Drive sul tuo iPhone o Android. Aprilo e vai al file o alle cartelle che desideri condividere, quindi premi i tre punti verticali accanto ad esso. Vedrai l'opzione "Condividi": toccala.
Inserisci gli indirizzi email delle persone che desideri invitare o utilizza semplicemente i contatti del tuo telefono. Se abiliti l'opzione "Invia notifica alle persone", tali persone riceveranno un'e-mail che le informa che hai condiviso un documento con loro.
Prima di inviare l'invito, puoi specificare se desideri che siano autorizzati a modificare, commentare o semplicemente visualizzare il documento.
Infine, premi l'icona della freccia per inviare l'invito e i tuoi collaboratori riceveranno una notifica email con un collegamento per accedere al documento.
Personalizza la modalità di condivisione di un documento
Collaborazione non significa sempre che tutti debbano avere lo stesso livello di accesso. A volte potresti voler concedere autorizzazioni diverse a persone diverse. Ad esempio, se stai lavorando a un progetto di gruppo, puoi assicurarti che solo i membri del tuo team possano apportare modifiche, mentre gli altri possono solo visualizzare o commentare.
Come discusso nella sezione precedente, è possibile assegnare l'autorizzazione a ciascun partecipante durante la condivisione del documento. Tuttavia, puoi anche personalizzare le autorizzazioni dopo aver condiviso un documento.
Per modificare le autorizzazioni, individua il file o la cartella in Drive, tocca i tre punti e seleziona "Gestisci accesso".
Successivamente, tocca il ruolo di autorizzazione, ad esempio "Editor", visualizzato sotto il nome della persona per modificarne il livello di accesso o rimuoverne l'accesso.
Inoltre è possibile modificare anche i livelli generali di accesso “Riservato”. Ad esempio, se lavori con qualcuno che non dispone di un account Google, puoi comunque condividere file e cartelle con lui.
Basta andare al menu "Gestisci accesso" del file selezionato di cui desideri modificare l'accesso. Da lì, fai clic sull'opzione "Cambia" mostrata sotto la finestra Accesso generale.
Successivamente, seleziona l'opzione "Chiunque abbia il collegamento".
Questo è tutto! Ora chiunque abbia il tuo collegamento può aprire e collaborare al tuo documento.
Condividi più file e cartelle contemporaneamente
A volte potrebbe essere necessario condividere non un solo documento ma diversi file o addirittura intere cartelle. Nell'app Drive non puoi condividere più file selezionandoli singolarmente e condividendoli tutti contemporaneamente. Per condividere più file contemporaneamente, è necessario inserirli in una cartella e quindi condividere l'intera cartella.
Innanzitutto, apri Drive e cerca la cartella che desideri condividere. Proprio come con i singoli file, tocca i tre punti verticali accanto al nome della cartella e tocca l'opzione "Condividi". Da lì, puoi invitare collaboratori via e-mail o inviare un collegamento condivisibile.
Ora chiunque abbia accesso alla cartella avrà automaticamente accesso a tutti i file al suo interno. Man mano che carichi nuovi file nella cartella, anche questi verranno condivisi con le stesse persone.
Collabora su un file con un vasto pubblico
Quando collabori su Google Drive, puoi condividere un singolo file con un massimo di 600 indirizzi email individuali. Inoltre, Google limita il numero di utenti che possono modificare contemporaneamente un file a circa 100. Per condividere e collaborare oltre questi limiti, è necessario utilizzare metodi alternativi, come pubblicare il file sul Web o utilizzare Google Sites.
Sfortunatamente, puoi pubblicare il tuo file sul Web solo tramite la versione web di Google Drive. Per farlo, individua il file che desideri pubblicare, quindi vai su File > Condividi > Pubblica sul Web.
La pubblicazione rende il file accessibile pubblicamente in base alle impostazioni di condivisione. Puoi condividere il file con chiunque sul Web, con gruppi specifici o con persone all'interno della tua organizzazione.
È importante prestare attenzione quando si pubblicano documenti che contengono informazioni riservate o private, poiché il file potrebbe diventare visibile a visualizzatori non desiderati.
Se in seguito avrai bisogno di rimuovere il file dalla visualizzazione pubblica, puoi anche annullarne la pubblicazione nello stesso modo in cui lo hai pubblicato.
Inoltre, se desideri un modo più strutturato e accessibile per condividere contenuti con gruppi più grandi, prendi in considerazione l'utilizzo di Google Sites. Google Sites ti consente di incorporare documenti, fogli di calcolo e presentazioni che molti utenti possono visualizzare senza superare i normali limiti di modifica o condivisione.
Se prevedi un traffico elevato, puoi prima pubblicare il tuo documento e poi inserire il collegamento pubblicato nel sito di Google. Questo metodo migliora le prestazioni e garantisce che più persone possano accedere alle informazioni senza problemi.
Condividi un intero Google Drive
Cosa succede se desideri condividere l'accesso a un intero Google Drive, non solo a file o cartelle specifici? Sfortunatamente, non esiste una funzionalità integrata per condividere un intero Google Drive in un solo passaggio. Tuttavia, puoi creare una cartella principale, inserirvi tutti i file e le sottocartelle e condividere la cartella principale con le persone necessarie utilizzando inviti e-mail o un collegamento condivisibile.
Sebbene non sia esattamente la stessa cosa che condividere l'intero Drive, raggiunge lo stesso obiettivo offrendo alle persone l'accesso a tutti i contenuti in un unico luogo organizzato.
Un'altra opzione è scaricare ciascun file e condividerlo con altri utilizzando qualsiasi altra piattaforma o metodo di condivisione file. L'app mobile Android Google Drive ti consente di scaricare qualsiasi file direttamente nella memoria interna del tuo dispositivo, in modo simile a un download tradizionale su un computer. Tuttavia, l'app iPhone Drive non offre un'opzione di download diretto.
Per salvare qualsiasi file nella memoria interna dell'iPhone, tocca i tre punti (più opzioni) accanto a un file e scegli l'opzione "Apri in".
Quindi, tocca l'opzione "Salva su file".
Ciò ti consente di salvare i tuoi documenti Drive sul tuo dispositivo iPhone.
Seguendo questi semplici passaggi, puoi condividere facilmente file, personalizzare le impostazioni di condivisione e collaborare senza problemi con il tuo team. Quindi, vai avanti e inizia a collaborare!