5 regole di Microsoft Outlook che utilizzerai effettivamente
Con le regole di Microsoft Outlook, puoi mantenere le tue e-mail organizzate e la tua casella di posta in perfetta forma. Le regole possono spostare le e-mail nelle cartelle, riprodurre suoni, rispondere automaticamente e molto altro. Abbiamo ristretto l'elenco ad alcune delle migliori e più pratiche regole di Outlook.
Come impostare le regole di Outlook
Il processo e le opzioni differiscono leggermente tra Outlook su Windows e Mac. Nel caso in cui non si abbia familiarità con il processo, ecco come accedere alla nuova configurazione delle regole in ogni versione.
Outlook su Windows
In Outlook su Windows aprire la Creazione guidata Regole in uno dei seguenti modi:
- Vai su File > Informazioni e seleziona Gestisci regole e avvisi. Quindi, scegli Nuova regola.
- Vai alla scheda Home dalla posta in arrivo. Seleziona il menu a discesa Regole nella sezione Sposta della barra multifunzione e seleziona Gestisci regole e avvisi. Quindi, scegli Nuova regola.
Outlook su Mac
In Outlook sul Mac, apri Gestione regole in uno di questi modi:
- Vai a Outlook > Preferenze nella barra dei menu e seleziona Regole. Scegli l'account a sinistra se ne hai più di uno. Quindi, fai clic sul segno più in fondo all'elenco delle regole.
- Vai alla scheda Home dalla posta in arrivo. Seleziona il menu a discesa Regole nella sezione Sposta della barra multifunzione e seleziona Modifica regole. Scegli l'account a sinistra e fai clic sul segno più in fondo all'elenco delle regole.
Dopo aver aperto la nuova schermata delle regole nella tua versione di Outlook, è il momento di creare una regola per agire automaticamente sulle tue e-mail.
1. Sposta i messaggi sensibili
Potresti ricevere un'email contrassegnata come riservata, privata o personale. Potresti non volere che questi tipi di messaggi rimangano nella tua casella di posta, nel caso in cui attirino l'attenzione di qualcuno. Perché non spostarli in una cartella specifica non appena arrivano?
Per impostare una regola per i messaggi sensibili su Windows, seleziona Applica regola ai messaggi che ricevo nell'area vuota della regola e fai clic su Avanti. Seleziona la casella Contrassegnato come Riservatezza. Nella casella Passaggio 2 in basso, fai clic su Sensibilità e scegli il tipo nell'elenco a discesa. Quindi, fai clic su OK e scegli Avanti.
Seleziona la casella Sposta nella cartella specificata. Nella casella Passaggio 2, fai clic su Specificato, scegli la cartella e fai clic su OK. Seleziona Avanti.
Facoltativamente, seleziona eventuali eccezioni. Quindi, assegna un nome alla tua regola e seleziona la casella Attiva questa regola. Se lo desideri, puoi selezionare una delle altre caselle e fare clic su Fine per applicare la regola.
Per creare una regola per i messaggi sensibili su Mac, seleziona Sensibilità nel primo elenco a discesa per quando arriva un messaggio. Nel menu a discesa a destra, scegli il tipo.
Scegli Sposta nella cartella nella prima casella a discesa sotto Esegui quanto segue e seleziona la cartella a destra.
Puoi utilizzare il nome predefinito o modificarlo se lo desideri. Quindi, seleziona la casella Abilitato, facoltativamente seleziona la casella per non applicare altre regole e fai clic su OK per applicare la regola.
2. Gestire le risposte automatiche
Un altro tipo di email che occupa spazio nella tua casella di posta è una risposta automatica. Potresti riceverne uno se qualcuno è fuori sede o se contatti un'azienda. Sebbene queste risposte possano essere utili, normalmente non sono perseguibili. Potresti volerli spostare in una cartella per visualizzarli in un secondo momento, contrassegnarli come priorità bassa o semplicemente contrassegnarli come letti.
Su Windows, inizia a impostare una regola di risposta automatica selezionando Applica regola ai messaggi che ricevo nell'area vuota della regola e facendo clic su Avanti. Seleziona la casella Quale è una risposta automatica. Quindi, scegli Avanti.
Seleziona la casella per l'azione che desideri intraprendere e seleziona l'opzione nella casella Passaggio 2, se applicabile. Ad esempio, per contrassegnarlo come priorità bassa, seleziona la casella Contrassegna come importanza, fai clic su Importanza e scegli Bassa. Quindi, fai clic su OK e Avanti.
Aggiungi eventuali eccezioni nella seguente area, fai clic su Avanti e completa la regola.
Se utilizzi un Mac e desideri una regola di risposta automatica, seleziona Tipo nel primo elenco a discesa per quando arriva un messaggio. Nel menu a discesa a destra, scegli Risposta automatica.
In Esegui quanto segue, seleziona l'azione come contrassegna la priorità o come letto. Assicurati che la casella Abilitato sia selezionata e fai clic su OK per applicare la regola.
3. Riproduci un suono unico per le e-mail importanti
Sappiamo tutti che alcune email sono più importanti di altre. Se vuoi assicurarti di sapere quando arriva un messaggio da quel VIP, puoi riprodurre un suono specifico.
Su Windows, puoi ottenere una regola di avviso univoca selezionando Riproduci un suono quando ricevo messaggi da qualcuno nell'area Rimani aggiornato.
Nella casella Passaggio 2, fai clic su Persone o gruppo pubblico. Seleziona il contatto e fai clic su Da in basso per aggiungerlo. Fai lo stesso per tutti i contatti aggiuntivi per i quali desideri lo stesso suono e seleziona OK quando hai finito.
Fai clic su Audio nella casella del passaggio 2, individua l'audio sul tuo computer e seleziona Apri.
Se desideri aggiungere eccezioni, seleziona Avanti per aggiungerle e completare il processo. Altrimenti, fai semplicemente clic su Fine.
Su Mac, questa funzione attualmente funziona solo per gli account nell'elenco Regole client a sinistra, non per le Regole server. Effettua la tua selezione e fai clic sul segno più a destra.
Seleziona Da nel primo elenco a discesa, scegli un'opzione nel menu a discesa successivo e termina aggiungendo il contatto a destra.
In Esegui quanto segue, seleziona Riproduci suono e scegli il suono nella successiva casella a discesa.
Seleziona la casella Abilitato, facoltativamente seleziona la casella per non applicare altre regole e fai clic su OK.
4. Visualizza un messaggio di avviso personalizzato
Se ti piace l'idea di vedere un messaggio univoco per determinate e-mail invece di sentire un suono specifico, puoi invece impostare una regola per questo. Quindi, seleziona il testo che desideri visualizzare nella finestra di avviso.
Per creare un messaggio di avviso personalizzato in Outlook su Windows, seleziona Visualizza posta da qualcuno nella finestra Avviso nuovo elemento nell'area Rimani aggiornato.
Fai clic su Persone o gruppo pubblico nella casella Passaggio 2. Seleziona il contatto e fai clic su Da in basso per aggiungerlo. Aggiungi eventuali altri contatti per i quali desideri lo stesso avviso e seleziona OK al termine.
Fai clic su Un messaggio specifico nella casella Passaggio 2, aggiungi il testo nella casella visualizzata e seleziona OK.
Se desideri aggiungere eccezioni, seleziona Avanti per aggiungerle e completare il processo. Altrimenti, fai semplicemente clic su Fine.
In Outlook per Mac, come la funzionalità Riproduci un suono, i messaggi di avviso personalizzati attualmente funzionano per gli account nell'elenco Regole client. Effettua la tua selezione e fai clic sul segno più a destra.
Seleziona Da nel primo elenco a discesa, scegli un'opzione nel menu a discesa successivo e termina aggiungendo il contatto a destra.
In Procedi come segue, seleziona Visualizza finestra di dialogo e fai clic su Visualizza messaggio. Digita il messaggio e fai clic su OK.
Seleziona la casella Abilitato, facoltativamente seleziona la casella per non applicare altre regole e fai clic su OK.
5. Risposta automatica con un modello
Sul lato opposto della ricezione di risposte automatiche, forse vuoi inviare le tue. Puoi impostare un modello in Outlook e quindi rispondere automaticamente a determinati messaggi che ricevi con esso.
Per impostare un modello di risposta, seleziona Applica regola ai messaggi che ricevo nell'area vuota della regola e fai clic su Avanti.
Seleziona la casella per la condizione che desideri utilizzare. Puoi sceglierne più di uno. Può trattarsi di parole specifiche nell'oggetto o tramite un determinato account di posta elettronica. Dopo aver contrassegnato la condizione, utilizzare il collegamento nella casella Passaggio 2 per scegliere la variabile, se applicabile. Fai clic su Avanti.
Contrassegnare l'opzione per Rispondi utilizzando un modello specifico. Quindi, fai clic su Un modello specifico nella casella Passaggio 2.
Utilizza il menu a discesa in alto per scegliere la posizione del modello. Seleziona il modello e scegli Apri.
Fare clic su Avanti, aggiungere eventuali eccezioni desiderate e fare nuovamente clic su Avanti. Completa il resto della regola e seleziona Fine.
Con queste regole di Outlook gestirai la tua casella di posta come un professionista. Per ulteriori informazioni, guarda come utilizzare le regole per i BCC automatici in Outlook.